BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Keberhasilan
organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan factor-faktor antara lain
Man, Money, Machine, Methode dan Material. Pengelolaan yang seimbang dan baik
dari kelima factor tersebut akan memberikan kepauasan kepada kostumer baik
kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah terakreditasi
seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk lima
factor tersebut.
Keberhasilan
pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer
logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi
antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat
hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien.
Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan
pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara
umum.
Manajer
logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala
prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan
umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus mencapai efisiensi dan
efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah atau
meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat tersebut yang
akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah
sakit.Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit
dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan kimia, gas
medik, peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan
teknik.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A.
PENGERTIAN
UMUM
Logistik
merupakan suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai
perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan
pemeliharaan serta penghapusan material/ alat-alat.
Logistik
adalah bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan bahan/ barang yang
dibutuhkan untuk kegiatan operasional instansi tersebut dalam jumlah, kualitas,
dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin.
Dalam hal ini perlu dihindari terjadinya over
promised interdelivered.
Kegiatan
logistik secara umum mempunyai tiga tujuan, yaitu:
è Tujuan
operasional adalah agar tersedia barang, serta bahan dalam jumlah yang tepat
dan mutu yang memadai.
è Tujuan
keuangan meliputi pengertian bahwa upaya tujuan operasional dapat terlaksana
dengan biaya yang serendah-rendahnya.
è Tujuan
pengamanan bermaksud agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan,
pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar
lainnya, serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin didalam system
akuntansi.
Ada
5 komponen yang bergabung untuk membentuk system logistik, yaitu: (1) struktur
lokasi fasilitas; (2) transportasi; (3) persediaan (inventory); (4) komunikasi; (5) penanganan (handling) dan penyimpanan (storage).
Tujuan
logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam
jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dapat dipakai,
ke lokasi dimana logistiklah material mengalir
ke kompleks manufacturing yang sangat luas dari Negara industri, dan
produk-produk didistribusikan melalui saluran-saluran distribusi untuk
konsumsi.
Ciri-ciri
utama logistik adalah integrasi berbagai dimensi dan tuntutan terhadap
pemindahan dan penyimpanan yang
strategis.
Seluruh
rangkaian kegiatan ini harus dapat dipantau oleh pimpinan sehingga dapat selalu
dijaga dan diarahkan agar selalu berjalan lancer, tidak boros, tepat guna adan
berhasil guna yang sebaik-baiknya. Penyimpangan yang mungkin akan terjadi dapat
segera diketahui dan dicegah sebelum berkembang terlalu jauh sehingga
merugikan. Selanjutnya, upaya penyempurnaan dapat pula senantiasa dilaksanakan
sedini mungkin apabila penngawasan dan evaluasi dapat dilaksanakan dengan mudah
dan semua informasi yang diperlukan tersedia.
B.
MANAJEMEN
LOGISTIK KEPERAWATAN
è Pengertian
Kegiatan-kegiatan
manajemen yang bertujuan untuk mencapai daya guna (efisiensi) yang optimal di
dalam memanfaatkan barang dan jasa. Logistik modern dapat didefinisikan sebagai
proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku
cadang dan barang-jadi dari para suplaier, diantara fasilitas-fasilitas
perusahaan dan kepada para langganan. Ciri-ciri utama logistik adalah integrasi
berbagai dimensi dan tuntutan terhadap pemindahan (movement) dan penyimpanan
(storage) yang strategis.
Siagian:
1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai
kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk
kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu
ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan
kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan
material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab
tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik
setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. Dalam
sistem administrasi manajemen logistik Subagya menyatakan sebagai berikut:
Unsur manajemen: Man Money Material Machine Method
|
Fungsi Logistik:
Fungsi perencanaan Fungsi
penganggaran Fungsi
pengadaan Fungsi
penyimpanan Fungsi
penyaluran
Fungsi penghapusan Fungsi pengendalian
|
Fungsi manajemen: Planning Organizing Actuating Controlling
|
Pelaksanaan
manajemen yang baik, maka unsur-unsur manajemen diproses melalui fungsi-fungsi
manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat terselenggaranya
fungsi-fungsi logistic.
C.
FUNGSI
MANAJEMEN LOGISTIK
Manajemen
logistik adalah unik karena ia merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang
tertua tetapi juga termuda. Aktivitas logistik (lokasi fasilitas, transportasi,
inventarisasi, komunikasi, pengurusan dan penyimpanan) telah dilaksanakan orang
semenjak awal spesialisasi komersial.
Perencanaan
|
Penganggaran
|
Pengendalian (Control)
|
Pengadaan
|
Penghapusan
|
Penyimpanan
|
Pendistribusian
|
Masing-masing
fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu
kita bahas satu persatu fungsi logistik tersebut.
Fungsi-fungsi
manajemen logistik merupakan suatu proses yang terdiri dari:
1. Fungsi
perencanaan dan penentuan kebutuhan. Pengertian umum adalah proses untuk
merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan
logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan
oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang
berlaku di masing- masing organisasi( Mustikasari: 2007). Subagya menyatakan
perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan,
pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara
terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman
tindakan
Pengelolaan
logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat
sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik.
Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting
yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian
terhadap devisi-devisi yang terjadi.
Pimpinan/Staf
|
Pengkajian
Persiapan
Pelaksana
|
Sasaran
|
Pengawas
|
Dalam
suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian
tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan /
staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang
dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan
pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan
dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:
·
Rencana jangka panjang (Long range)
·
Rencana jangka menengah (Mid range)
·
Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu
perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara
menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Melalui
fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
Rencana Pembelian
Rencana Rehabilitasi
Rencana Dislokasi
Rencana Sewa
Rencana Pembuatan.
Dalam
tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan
pernyataan sebagai berikut:
Ø Apakah
yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat?
Ø Berapa
yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat?
Ø Bilamana
dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat?
Ø Di
mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat?
Ø Siapa
yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau
unit yang tepat?
Ø Bagaimana
diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat?
Ø Mengapa
di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil benar-benar
tepat?
Fungsi perencanaan
mencakup aktifitas dalam menetapkan sasaran, pedoman, dan pengukuran
penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan merupakan perincian (detailering) dari fungsi perencanaan,
bilamana perlu semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus
diperhitungkan.
2. Fungsi
penganggaran, merupakan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan
dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang serta jumlah biaya dengan
memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya.
3. Fungsi
pengadaan, merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional
yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan, penentuan kepada
instansi-instansi pelaksana.
4. Fungsi
penyimpanan dan penyaluran, merupan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran
perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian
disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.
5. Fungsi
pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi
teknis, daya guna, dan daya hasil barang inventaris.
6. Fungsi
penghapusan, yaitu berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari
pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan perkataan lain, fungsi penghapusan
adalah usaha untuk menghapus kekayaan (assets)
karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari
segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut dan karena hal-hal lain
menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.
7. Fungsi
pengendalian, merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi
usaha untuk mengawasi dan mengamankan keseluruhan pengelola logistik. Dalam
fungsi ini diantaranya terdapat kegiatan pengendalian inventarisasi (inventory control) dan expediting yang merupakan unsur-unsur
utamanya.
è Pengendalian Logistik Non Medis
Logistik
non medis di rumah sakit biasanya merupakan barang kecil dan disebut dengan
barang keperluan rumah tangga dari rumah sakit. Jenis-jenisnya antara lain :
1) Alat
tulis kantor
2) Alat
kebersihan
Pembicaraan
logistik non medispenting karena hal berikut.
1. Walaupun
terdiri dari barang kecil-kecil, sering murah harganya, tetapi dapat mengangkat
nama baik RS, seperti WC tak ada lisol jadi bau.
2. Terdiri
dari berbagai jenis barang yang kecil-kecil yang mudah hilang.
3. Walaupun
terdiri dari barang yang kecil, bila dijumlahkan akan bernilai rupiah yang
besar, apalagi dalam jangka waktu yang lama.
Kepentingan
tadi biasanya baru akan terasa bila telah terjadi kasus, dan nantinya akan ada
saling menyalahkan diantara yang terlibat, untuk menghindari hal ini ada
baiknya diatur pengendalian yang sederhana tetapi tepat, sederhana dalam artian
tidak rumit birokratis, tetapi cukup mudah diikuti, tepat dalam arti bisa
menjamin terjadinya efisiensi.
Mengenal
logistic lebih rinci, perlu agar jelas apa yang perlu dikendalikan, kemudian
cara permintaan dan pemberian logistik atau prosedur pelaksanaan menjadi jelas.
Selanjutnya perlu jelas bagaimana pencatatan pemakaian logistik dan intinya
adalah bagaimana pengendalian bisa ditetapkan.
Tentunya
pengolahan dengan komputerisasi seperti sistem komputer akuntansi Inventorikan
dapat mengendalikan stock secara lebih cepat, tepat dan lengkap. Tetapi dengan
manual yang sederhana dapat pula dilakukan.
è Jenis Logistik Non Medis di RS
Secara
umum logistik non medis terdiri dari :
1) Alat
tulis kantor
2) Alat
kebersihan
Akan
dijelaskan pada table 18 hal-hal yang berhubungan dengan alat tulis kantor,
alat kebersihan.
Tabel
18 : Jenis Logistik
Non Medis di RS
NO
|
JENIS
|
URAIAN
|
1
2
|
Alat
tulis kantor
Alat
kebersihan
|
Barang-barang
yang berhubungan dengan kebutuhan tulis menulis
Seperti
: 1. Bolpoint
2. Buku kwarto
3. Kertas
4. Penggaris
Biasanya
status tidak dikelompokkan pada jenis ini.
Barang-barang
yang berhubungan dengan kebutuhan kebersihan baik alat atau bahan.
Contoh
: 1. Kain pel
2. Sabun
3. Lisol
4. Tempat sampah
|
è Prosedur Logistik Non Medis
Dalam
hal prosedur ini tersaji dalm gambar 20 meliputi permintaan dan pemberian
barang.
BAGIAN
|
INSTALASI
|
RUANGAN
|
DICATAT
|
JANJIKAN
|
KEADAAN BARANG
DIGUNAKAN
|
PERSETUJUAN
Ka. TU
|
TIDAK ADA
|
DIBERIKAN
|
YANG BEKAS TAK
KEMBALI
|
KEMBALI YANG
BEKAS
|
JATAH
|
ADMINISTRASI
LOGISTIK
|
DITANDATANGANI
Ka. RUANGAN dll
|
FORMULIR
PERMINTAAN
|
KEBUTUHAN
|
Gambar 20 : Prosedur Logistik Non Medis
Penjelasan
dapat dilihat seperti berikut ini:
NO
|
KELOMPOK
|
URAIAN
|
1
2
3
4
5
|
KEBUTUHAN
PERMINTAAN
ADMINISTRASI
LOGISTIK
PEMBERIAN
PENCATATAN
|
Ruangan, instalasi atau bagian RS yang
membutuhkan barang harus sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
Permintaan ditulis pada formulir
permintaan yang telah ditandatangani oleh yang berwenang seperti : Kepala
Ruangan, Kepala Instalasi dan lain-lain.
Petugas adminstrasi logistik harus
memperhatikan keadaan barang di gudang, jatah bila ada dan barang bekas harus
sudah kembali.
Bila tidak ada barangnya,maka
dijanjikan sesuai kesanggupan. Bila barang bekas tak kembali karena hilang
makabaru diberikan setelah ada persetujuan Ka. TU. Hal ini agar menjamin ke
hati-hatian.
Pemberian dicatat sesuai pedoman yang
ada.
|
è Pencatatan Logistik Non Medis
Pencatatan
logistik penting agar menjamin:
1. Kejelasan
kondisi gudang ( stock )
2. Kejelasan
barang kapan diberikan
3. Kepada
siapa barang diberikan
4. Berapa
banyak yang diperlukan
Pencatatan
yang disesuaikan meliputi sebagai berikut:
1. Buku
stock gudang
2. Buku
pemberian barang ( pengeluaran barang )
Kolom-kolom
pada buku adalah :
1. Buku
stock gudang
Tabel
19
: Contoh Intervensi
NO
|
TANGGAL
|
BARANG MASUK
|
BARANG KELUAR
|
||
NAMA BARANG
|
JUMLAH
|
NAMA BARANG
|
JUMLAH
|
||
2. Buku
pengeluaran barang
Tabel
20 : Contoh catatan
pengeluaran barang
NO
|
TANGGAL
|
NAMA BARANG
|
RUANGAN/INSTALASI DLL
|
JUMLAH
|
Perlu
pula tambahan formulir atau buku bantu pada barang-barang yang habis sebelum
akhir bulan, hal ini bila pengisian barang dapt dilakukan secara sistem
bulanan.
Pelaporan
pemakaian dapat dibuat untuk mengetahui :
1) Pemakaian
bulanan baik jenis maupun jumlah barang.
2) Ruangan/bagian
mana yang menggunakan jenis barang tertentu dengan jumlah tertulis.
Kolomnya seperti
berikut,
1. Laporan
bulanan pemakaian barang
Tabel
21 : Contoh
pengeluaran barang
Jenis barang:
NO
|
NAMA BARANG
|
BULAN
|
KET
|
|||||||||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|||
Dalam
hal ini untuk jenis barang alat tulis kantor dan kebersihan secara terpisah.
2. Laporan
bulanan pemakai barang
Tabel
22 : Contoh pemberian
barang
Jenis barang : Bulan
:
NO
|
NAMA BARANG
|
RUANGAN
|
|||
VIP A
|
KLS III
|
Instalasi
|
Dan lain-lain
|
||
Laporan ini berguna
untuk :
1) Pengendalian
pemakaian
2) Perencanaan
pembelian bagi pengisian gudang agar tak berlebihan juga tak kekurangan.
3.9.2
Pengendalian
Logistik Non Medis
Pengendalian
logistik non medis dapat melalui 3 jalan sebagai berikut:
1. Pengendalian
Prosedur
Prosedur yang
mengharuskan barang bekas kembali, akan membuat pelaksana lebih telaten juga
bila barang bekas ada hilang harus lapor ke Ka. TU. Sehingga akan membuat jera.
2. Pengendalian
Stock Gudang
DEngan pencatatan yang
baik dan analisis kecenderungan dapat diketahui dan dipersiapkan stock yang
optimal ( tak berlebihan dan tak kekurangan ).
3. Pengendalian
Pemakai
Dengan laporan
pemakaian, maka akan diketahui jumlah pemakaian yang besar akan diketahui di
bidang/ruangan mana sehingga bisa diselidiki.
D.
PERAN
LOGISTIK DI RUMAH SAKIT
Rumah
sakit merupakan suatu satuan usaha yang melakkukan kegiatan produksi. Kegiatan
produksi rumah sakit adalah produksi jasa tersebut, sehingga yang dimaksudkan
dengan kegiatan logistik disini hanya
menyangkut manajemen persediaan bahan barang serta peralatan yang dibutuhkan
dalam rangka produksi jasa tersebut dan bukannya manajemen pendistribusian
barang jadi.
Pada
definisi lama dinyatakan bahwa bagian logistik adalah bagian yang menyediakan
habarang dan jasa dalam jumlah, mutu dan waktu yang tepat dengan harga yang
sesuai. Dari segi manajemen modern maka tanggung jawab bagian logistik lebih
diperluas yaitu:
1. Menjaga
kegiatan yang dapat memasok material dan jasa secara tidak terputus (uninterrupted).
2. Mengadakan
pembelian inventaris secara bersaing (kompetitif).
3. Menjadwal
investasi barang pada tingkat serendah mungkin.
4. Mengembangkan
sumber pasokan yang dapat dipercaya dan alternatif pasokan lain.
5. Mengembangkan
dan menjaga hubungan baik dengan bagian-bagian lain.
6. Memantapkan
integrasi yang maksimal dengan bagian-bagian lain.
7. Melatih
dan membina pegawai yang kompeten dan termotivasi dengan baik.
Menurut
bidang pemanfaatannya, barang dan bahan yang harus disediakan di rumah sakit
dapat dikelompokkan menjadi: persediaan farmasi, persediaan makanan, persediaan
logistik umum dan persediaan teknik.
Sebagai
ilustrasi, berikut disampaikan persediaan logistik farmasi. Biaya rutin terbesar
di rumah sakit pada umumnya terdapat pada pengadaan persediaan farmasi, yang
meliput:
1. Persediaan
obat mencakup: obat-obat esensial, nonesensial, obat-obatan yang cepat, dan
obat-obatan yang lama terpakai.
2. Persediaan
bahan kimia mencakup: persediaan untuk kegiatan operasional laboratorium dan
produksi farmasi intern, serta kegiatan nonmedis.
3. Persediaan
gas medik, kegiatan pelayanan bagi pasien dikamar bedah, ICU atau ICCU
membutuhkan beberapa jenis gas medik.
4. Peralatan
kesehatan, berbagai peralatan yang dibutuhkan bagi kegiatan perawatan maupun
kedokteran yang dapat dikelompokkan sebagai barang habis pakai serta barang
tahan lama atau peralatan elektronik dan nonelektronik.
Tentu
perlu dilakukan inventory control
yang bertujuan menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan.
Karena itu, hasil stock opname harus
seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu kesatuan waktu tertentu,
misalnya satu bulan atau dua bulan, atau kurang dari satu tahun.
Pengadaan
barang yang dalam sehari-hari disebut juga pembelian, merupakan titik awal dari
penngendalian persediaan. Jika titik awal ini sudah tidak tepat, maka
pengendalian akan sulit di kontrol.
Pembelian
harus menyesuaikan dengan pemakaian, sehingga ada keseimbangan antara pemakaian
dan pembelian. Keseimbangan ini tidak hanya antara pembelian dengan pemakaian/
penjualan total, tetapi harus lebih rinci lagi yaitu antara penjualan dan
pembelian dari setiap jenis obat. Obat yang laku keras terbeli dalam jumlah
relatif banyak daripada obat yang laku lambat.
Dalam
pengendalian persediaan terdapat dua jenis keseimbangan, yaitu keseimbangan
total dan keseimbangan komposisi. Keseimbangan
total, adalah keseimbangan antara seluruh persediaan dan seluruh
permintaan, dengan kata lain antara seluruh pembelian dengan seluruh penjualan
secara proporsional.
Manajemen logistik
dalam lingkungan rumah sakit dapat didefinisikan
sebagai suatu proses pengolahan secara strategis terhadap pengadaan,
penyimpanan, pendistribusian, pemantauan persediaan bahan (stock, material, supplies, inventory dan lain-lain) yang diperlukan
bagi produksi jasa rumah sakit.
Manajemen
logistik, khususnya di lingkungan rumah sakit perlu dilaksanakan secara efisen
dn efektif. Dalam arti bahwa segala macam barang, bahan ataupun peralatan harus
dapat disediakantepat pada waktu dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup tidak
kurang atau lebih, dan yang paling penting adalah ketersediaannya dengan mutu
yang memadai.
Sebagai
ilustrasi, di RSUP Persahabatan Jakarta (2000), kegiatan logistik dilakukan
oleh beberapa unit kerja, yaitu bagian sekretariat dengan subbagian rumah
tangga dan perlengkapan yang menangani logistik umum, Instalasi Farmasi yang
menangani logistik farmasi serta Instalasi Gizi yang menangani logistik gizi.
Dalam SK Menteri Kesehatan RI No.552/Menkes/SK/VI/94 antara lain disebutkan
bahwa subbagian rumah tangga dan perlengkapan mempunyai tugas melakukan
kegiatan perlengkapan, pergudangan nonmedis serta tata usaha pengadaan barang
dan jasa. Sementara itu, salah satu tugas Instalasi Farmasi disebutkan sebagai
fasilitas untuk penyimpanan dan penyaluran obat, alat kedokteran, alat
perawatan, dan alat kesehatan.
Secara
tegas dapat disampaikan bahwa semua bentuk kegiatan di rumah sakit memerlukan
pelayanan logistik. Keberhasilan dan mutu pelayanan di rumah sakit memang
bergantung dari banyak faktor dan peran logistik merupakan salah satu kunci
utama di dalamnya.
E.
PENILAIAN
MUTU LOGISTIK RUMAH SAKIT
Mutu
pelayanan logistic sendiri diukur dari total biaya yang dikeluarkan dan
prestasi yang dicapai. Pengukuran prestasi menyangkut tersedianya (availability) barang, kemampuan (capability) dilihat dari waktu
pengantaran da konsistensi, serta mutu (quality)
dari usaha. Biaya logistik mempunyai hubungan langsung dengan kebijakan
prestasi. Makin tinggi masing-masing prestasi ini, maka semakin tinggi pula
total biaya logistiknya. Kunci bagi prestasi logistik yang efektif adalah
mengembangkan usaha yang seimbang antara prestasi pelayanan yang diberikan
dengan biaya yang dikeluarkan.
Fungsi
seorang manajer logistik di rumah sakit utamanya adalah menjamin mutu pelayanan
yang baik. Penyediaan barang dalam proses logistik harus dapat memuaskan
konsumen, baik karyawan rumah sakit yang membutuhkannya maupun pasien/
masyarakat yang dilayani. Untuk ini diperlukan adanya kualitas manajemen
logistik yang baik. Kunci keberhasilan pelayanan logistik dengan kualitas yang
baik adalah dengan melakukannya secara baik, secara terus menerus dalam
berbagai keadaan dan sedapat mungkin mencapai hasil seperti yang diharapkan.
Untuk ini diperlukan tenaga yang terampil, sarana dan prasarana yang baik serta
system pengawasan berkala yang memadai.
Karyawan
rumah sakit yang menggunakan hasil pelayanan logistik rumah sakit merupakan
pihak yang tepat yang amat berperan dalam penilaian hasil pelayanan logistik.
Komentar mereka perlu mendapat perhatian seksama, dan perlu pula dilakukan
penelitian berkala tentang kualitas pelayanan logistic yang diberikan.
Koordinasi dan pengaturan waktu merupakan
tugas penting yang harus dilakukan dalam pelayanan logistic. Praktis semua
kegiatan pelayanan logistik berinteraksi dengan kegiatan lain di rumah sakit.
Semua ini membutuhkan koordinasi antara berbagai pelayanan dilingkungan
logistik maupun antara logistik dengan pihak lain di rumah sakit. Pengaturan
waktu juga memegang peranan amat penting di rumah sakit, karena beberapa hasil
tindakan pengobatan yang mungkin menyelamatkan nyawa manusia akan amat bergantung
dari waktu ketersediaan pelayanan logistik. Penyediaan bahan logistik yang
tepat dan cepat tentu akan amat membantu keberhasilan penanganan pasien.
Keterlambatan
pelayanan logistik tentu akan mengakibatkan keterlambatan pelayanan pengobatan
pasien, dan bahkan bukan tidak mungkin berakibat fatal. Ketersediaan bahan
logistik selama 24 jam penuh sesuai kebutuhan pelayanan merupakan kebutuhan
bagi berbagai rumah sakit besar dewasa ini.
Di
bidang manajemen, manajer logistik perlu memperhatikan adanya skala prioritas
dan penyediaan pelayanan dalam waktu yang tepat. Manajer logistik juga
mempunyai peran untuk melakukan perencanaan pengembangan dengan
mengidentifikasi kesempatan yang ada, mengevaluasi manfaat bagi pelayanan
pasien, penghitungan laba rugi pengembangan, dan penilaian terhadap faktor
lingkungan yang terkait. Yang tidak kalah pentingnya adalah pembinaan hubungan
antar manusia, mengingat kendati bannyak berhubungan dengana barang, kegiatan
logistik sehari-hari pada kenyataannya juga berhubungan dengan berbagai
kalangan di rumah sakit.
